[국세일보 최윤정기자] 직원이 업무 중에 사용하는 휴대전화 요금도 비용처리를 할 수 있다. 단, 사규에 지급기준이 정해져 있고, 업무 관련성을 명확히 할 수 있는 직원, 통상 영업직의 경우에 적용 가능하다.

사업자가 종합소득세를 줄이려면 경비처리를 잘 해야 한다. 필요경비로 인정받을 수 있는 요건 중 가장 중요한 것은 ‘업무 관련성’이다. 실무상 필요경비로 인정받으려면 업무 관련 지출이라는 사실을 객관적으로 뒷받침할 수 있는 자료를 갖추어야 한다.

휴대전화 요금도 업무와 관련하여 사용했다는 사실을 입증할 수 있어야 필요경비에 산입할 수 있다.

회사 명의로 휴대전화를 구입하는 경우 휴대전화 구입비용은 자산으로 처리하면 된다. 직원이 업무상 사용한 휴대전화 요금은 업무 수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분에 대해 비용처리를 할 수 있다. 대표적인 것이 ‘영업사원’으로 업무 특성상 외근이 잦고, 통화량이 많기 때문에 전액 비용처리가 가능하다. 회계처리는 계정과목을 통신비로 하고, 증빙은 요금청구서를 갖추면 된다.

직원이 본인 명의의 휴대전화를 업무에 사용하고, 회사가 그 요금에 대해 보조금을 지급하는 경우에도 사규에 통신비 지원 규정이 정해져 있고, 영업사원 등 업무 관련성을 인정할 수 있는 경우에는 비용처리가 가능하다.

그러나 내근 직원에게 휴대전화 요금을 지원하거나 전 직원에게 일괄 지급하는 통신비의 경우에는 업무 관련성을 입증하기 어렵기 때문에 해당 직원의 급여 등으로 처리해야 한다. 근로소득 원천징수 후 원천징수영수증을 보관하면 되며, 회계처리도 급여 등으로 해야 한다.

한편, 영업사원 등이 업무와 관련하여 사용한 휴대전화 요금을 회사가 대신 납부하는 경우에 매입세액 공제가 가능하다. 이를 위해 납부한 휴대전화 요금에 대한 세금계산서나 신용카드매출전표 등의 정규영수증을 수취해야 한다.